Operate-Verfahren

1.Rahmenbedingungen

1.1.Kommunikation mit Forschenden (Information zu OPERATE)

1.1.1.Individuelle Forschungskooperation

a)„Unkritische Fachgebiete“ (Sprach-, Literatur-, Sozial-, Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaft): Ermutigung zur Selbstreflexion und Risikoeinschätzung (insb. bzgl. Begleitrisiken) neuer Partnerschaften und Forschungsvorhaben (freiwillig und für ein bestimmtes Set an thematischen bzw. disziplinären Fällen)  freiwillig

b)MINT-Fachgebiete im Zusammenhang mit definierten kritischen Destinationen (https://www.bafa.de/DE/Aussenwirtschaft/Ausfuhrkontrolle/Embargos/embargos_node.html): Nachdrückliche Empfehlung oder ggf. Verpflichtung seitens der UBT aufgrund erfolgter Risikoeinschätzung sowie zentraler politischer Vorgabe  teilweise verpflichtend

1.1.2.Institutionelle Kooperation formalisiert durch Vertrag  grds. verpflichtend, wenn Voraussetzungen der Bewertung als kritische Destination im Einklang mit Kriterien der Exportkontrolle erfüllt ist, abhängig von Partnerländern; regelmäßig jew. bei Verlängerung auch im Rahmen der PK IA

1.2.Zielsetzung

-Die Nutzung des Online-Tools „OPERATE“ zur Bewertung und Risiko-Chancen-Analyse internationaler Forschungskooperationen (entwickelt vom „Safeguarding Science“-Team des DLR Projektträgers) soll die Forschungssicherheit an der UBT im Interesse der Forschenden sowie der Institution erhöhen.

-Sie erfolgt im Einklang mit zentralen politischen Vorgaben auf Landes-, Bundes- bzw. EU-Ebene.

-Für die verpflichtende Durchführung des Risk-Assessments mittels OPERATE (1.1.1. b) und 1.1.2.) sollen Forschende sowie Dekanate zur Mitwirkung motiviert werden.

1.3.Strukturelle Abbildung

-Die UBT hat ein zentrales „Operator-Team“, welches Administrator des Tools ist und den Prozess koordiniert (INO).

-Formale Verfahrenshoheit liegt bei der Universität. Fachliche Einschätzungen liegen bei der wissenschaftlichen Projektleitung.

2.Prozessablauf

2.1.Fallerhebung

a)Forschende oder Dekanate/Institute u.a. wenden sich auf eigene Initiative oder nach Hinweis durch eine Einheit des wissenschaftsstützenden Bereichs mit dem Wunsch der gemeinsamen Analyse und Einschätzung von bevorstehenden Forschungsvorhaben bzw. der Idee zu Forschungskooperation an Operator-Team

b)Forschende führen das Risk-Assessment nach Ansprache durch Operator-Team durch

c)Zentrale Initiative im Fall einer institutionellen Kooperation der UBT (Eigeninitiative oder Anregung von außen)

2.2.Prozess

-Der Prozess beginnt nur, sofern keine rechtlich zwingenden Genehmigungserfordernisse existieren oder diese Genehmigungen eingeholt sind bzw. eingeholt werden; er ist dementsprechend der Exportkontrolle sowie anderen internen und externen Genehmigungsinstanzen nachgelagert. Erforderliche Genehmigungen werden durch das OPERATE-Verfahren nicht ersetzt.

-Operator-Team stellt alle notwendigen Daten zusammen (fordert Projektbeschreibung von Forschenden bzw. zukünftigen Partner an oder erhebt sie im Fall von Eigeninitiativen intern) und pflegt diese in OPERATE ein

-16 Fragen (multiple choice) werden zunächst mit dem Fall-Team diskutiert. Ist an dieser Stelle bereits deutlich erkennbar, dass offensichtlich keine oder nur äußerst geringe Risiken vorhanden sind, endet das Verfahren. Anderenfalls:

-Über das Tool startet das Self Assessment: 16 Fragen (multiple choice) werden online und anonym von der OPERATE-Fallgruppe individuell beantwortet (Zeitaufwand: ca. 30-60 Minuten)

-OPERATE analysiert die Antworten und weist auf Übereinstimmungen sowie starke Abweichungen in den Antworten hin

-Bei weitgehender Übereinstimmung mit dem Ergebnis „niedrig bis moderates Risiko“ ist der Prozess abgeschlossen

-Bei starken Abweichungen bzw. einheitlicher/mehrheitlicher erhöhter Risikoeinschätzung lädt Operator-Team zum Group Assessment ein

-Treffen der OPERATE-Fallgruppe in Präsenz oder digital zur Diskussion der Auswertung (Zeitaufwand: ca. 2 Stunden)

>> Bewertung der besprochenen Fragen kann von der OPERATE-Fallgruppe über einen neuen Link angepasst werden

>> OPERATE erstellt eine Risiko-/Chancenmatrix, welche zur Dokumentation und Entscheidungshilfe herangezogen werden kann

-Nach Abschluss des OPERATE-Verfahrens erfolgt eine Information zur Risikoabschätzung sowie ggf. zu treffende Maßnahmen über VP-I an HSL

-Sollte das Analyseergebnis die Notwendigkeit zur Risikoabwendung nahelegen, schreitet die HSL ggf. ein

3.OPERATE-Fallgruppe

3.1.Fall-Team: Variable Gruppe je nach eingereichtem Vorhaben

-Fallgebende Forschende

-Mitglieder der Arbeitsgruppe bzw. des Projektteams

-Dekanat(e) der jeweiligen Fakultät(en)

-Fachliche Expert/innen

3.2.OPERATE-Ausschuss

-Leiter bzw. Stellvertreter International Office

-Vertreter/Vertreterin von BayChina

-Vertreter/Vertreterin der Ethikkommission

-Vertreter/Vertreterin der Exportkontrolle

-Vertreter/Vertreterin der Forschungsförderung

-Vertreter/Vertreterin des ITS

-Vertreter/Vertreterin BayChina